Mediation

Dokumentenverwaltung

Vilulia speichert Falldokumente in verschlüsseltem Cloud-Speicher, wobei jede Datei direkt einem Falldatensatz zugeordnet ist. Mediatoren, Fallmanager und Parteien mit Portalzugang können Dokumente hochladen. Alle Dokumente werden im Ruhezustand mit serverseitiger S3-Verschlüsselung verschlüsselt. Dokumente dienen auch als Eingabe für AI-Tools. Sowohl das Entwurfs-Vereinbarungs- als auch das Prioritätsanalyse-Tool lesen hochgeladene Falldokumente, um ihre Ergebnisse zu erstellen. Wenn ein Dokument hochgeladen wird, wird der Text automatisch extrahiert, damit AI-Tools den Inhalt sofort verarbeiten können.

Was Sie lernen werden

So laden Sie Dokumente in einen Fall hoch
Unterstützte Dateitypen und Speicherlimits nach Tarif
Wie die automatische Textextraktion funktioniert (einschließlich OCR)
Wie Dokumente in AI-Tools einfließen
Wie Parteien Dokumente über das Kundenportal hochladen
Dokumentversionsverlauf

Dokumente hochladen

Öffnen Sie innerhalb eines Falls die Registerkarte Dokumente und klicken Sie auf Hochladen. Unterstützte Dateitypen umfassen:

Dokumente: PDF, DOC, DOCX, TXT, RTF, ODT
Tabellen: XLS, XLSX, CSV, ODS
Präsentationen: PPT, PPTX, ODP
Bilder: JPG, PNG, GIF, WEBP, BMP, TIFF

Die maximale Dateigröße hängt von Ihrem Tarif ab: 5 MB bei der Testversion, 10 MB bei Starter, 25 MB bei Professional und 100 MB bei Enterprise. Jedes Dokument wird direkt dem Falldatensatz zugeordnet gespeichert. Neue Uploads sind standardmäßig nur für den Mediator sichtbar; der Uploader kann die Sichtbarkeit auf alle Parteien, ausgewählte Parteien oder privat ändern.

Automatische Textextraktion und OCR

Wenn ein Dokument hochgeladen wird, extrahiert Vilulia automatisch Text, damit AI-Tools den Inhalt lesen können, ohne die Originaldatei herunterzuladen. Extraktionsverhalten nach Dateityp:

PDFs mit auswählbarem Text: Text wird direkt mit PyMuPDF oder pypdf extrahiert.
Gescannte PDFs (nur Bild): Seiten werden in Bilder gerendert und OCR wird ausgeführt. AI Vision (primär) mit Tesseract als Fallback. Bis zu 10 Seiten werden pro Dokument verarbeitet.
PDFs mit gemischten Inhalten: Seiten mit auswählbarem Text werden direkt extrahiert; spärliche oder bildbasierte Seiten werden per OCR'd verarbeitet und mit dem Text-Layer-Inhalt zusammengeführt.
Bilder (JPG, PNG, GIF, WEBP, BMP, TIFF): Text wird mit AI Vision als primärer Methode extrahiert, mit Tesseract als Fallback.
Office-Dokumente (DOCX, XLSX, usw.): Text wird aus Absatz- und Tabelleninhalten extrahiert.

Extrahierter Text wird im Dokumentdatensatz gespeichert und von allen nachfolgenden AI-Tool-Ausführungen verwendet. Wenn ein Dokument noch verarbeitet wird, wenn ein AI-Tool ausgeführt wird, verwendet das Tool den zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbaren Text.

Speicherlimits nach Tarif

Dokumentspeicher wird pro Organisation zugewiesen: Die Testversion umfasst 1 GB, Starter umfasst 5 GB, Professional umfasst 100 GB, und Enterprise ist unbegrenzt. Zusätzlicher Speicher kann als nutzungsbasiertes Add-on für $0.10 pro GB pro Monat erworben werden.

Dokumentenverschlüsselung

Alle Dokumente werden in Amazon S3 mit aktivierter serverseitiger Verschlüsselung gespeichert. Für Organisationen, die das HIPAA Basic- oder HIPAA Enhanced-Add-on erworben haben, erhalten PHI-Felder innerhalb von Dokumenten zusätzliche AES-256-Verschlüsselung über AWS KMS. Die Dokumentenverschlüsselung erfolgt automatisch. Es ist keine Konfiguration erforderlich, außer der Aktivierung des entsprechenden Add-ons.

Dokumentuploads durch Parteien

Parteien greifen über das Kundenportal per Magic Link auf den Fall zu. Sobald sie sich im Portal befinden, können Parteien Dokumente direkt in den Fall hochladen. Hochgeladene Dokumente sind sofort für den Mediator sichtbar und stehen AI-Tools beim nächsten Ausführen zur Verfügung.

Dokumentversionsverlauf

Wenn die S3-Bucket-Versionierung aktiviert ist, verfolgt Vilulia alle Versionen eines Dokuments. Auf der Registerkarte Dokumente können Mediatoren und Admins die Versionsliste für jedes Dokument einsehen, eine bestimmte Version herunterladen oder eine frühere Version als aktuelle Version wiederherstellen. Das Wiederherstellen einer Version erstellt eine neue S3-Version, anstatt den Zwischenverlauf zu löschen, und die Aktion wird im Fall-Prüfprotokoll festgehalten.

Dokumente und AI-Tools

Die AI-Tools Prioritätsanalyse und Entwurfs-Vereinbarung lesen alle hochgeladenen Falldokumente als Teil ihrer Analyse. Je mehr relevante Dokumente im Fall vorhanden sind (Verträge, Forderungsschreiben, Korrespondenz), desto mehr Kontext steht der AI zur Verfügung. AI-Tools ändern oder kommentieren die Originaldokumente nicht.