Integrationen und Erweiterungen

Kalender-Synchronisierung

Vilulia synchronisiert Anhörungs- und Sitzungspläne mit Google Calendar und Microsoft Outlook. Jeder Benutzer verbindet seinen eigenen Kalender individuell. Nach der Verbindung werden geplante Video-Sitzungen und Anhörungen automatisch als Kalendertermine mit dem enthaltenen Daily.co-Beitrittslink hinzugefügt. Termine werden in Ihrem Kalender aktualisiert oder gelöscht, wenn Sitzungen umgeplant oder abgesagt werden.

Was Sie lernen werden

So verbinden Sie Google Calendar oder Outlook Calendar
Welche Informationen in Kalenderterminen enthalten sind
Wie Synchronisierungsrichtung, Geschäftszeiten und Pufferzeiten funktionieren
So verwenden Sie den iCal-Export
Planvoraussetzungen für jede Kalenderintegration
So pausieren oder trennen Sie die Kalender-Synchronisierung

Google Calendar einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Kalender und klicken Sie auf Google Calendar verbinden.
Sie werden zu Google weitergeleitet. Melden Sie sich bei dem Google-Konto an, dessen Kalender Sie verwenden möchten.
Google fordert Sie auf, Vilulia den Zugriff auf Ihr Google-Konto zu autorisieren. Die gleiche Autorisierung umfasst Kalender-Lesen/Schreiben (zum Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Terminen) sowie Gmail-Zugriff, sodass Kalender- und E-Mail-Integrationen eine gemeinsame Verbindung nutzen und das Verbinden einer Integration die andere nicht trennt. Klicken Sie auf Zulassen.
Sie werden zu Vilulia zurückgeleitet. Ihr primärer Google Calendar ist jetzt verbunden.

Die Kalender-Synchronisierung ist eine benutzerspezifische Einstellung - jedes Teammitglied verbindet seinen eigenen Google Calendar. Dies ist keine organisationsweite Einstellung.

Outlook Calendar einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Kalender und klicken Sie auf Outlook Calendar verbinden.
Sie werden zu Microsoft weitergeleitet. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft 365- oder Outlook-Konto an.
Microsoft fordert Sie auf, Vilulia das Lesen und Bearbeiten Ihres Kalenders zu autorisieren. Vilulia fordert Calendars.ReadWrite und User.Read an. Klicken Sie auf Akzeptieren.
Sie werden zu Vilulia zurückgeleitet. Ihr Outlook Calendar ist jetzt verbunden.

Planvoraussetzung: Die Kalender-Synchronisierung (sowohl Google als auch Outlook) ist in den Plänen Professional und Enterprise enthalten. Starter-Pläne fügen sie über die Erweiterung Kalender-Synchronisierung hinzu. Beide Kalenderanbieter werden von derselben Erweiterung abgedeckt; es gibt keine anbieterspezifische Planeinschränkung.

Was Ihrem Kalender hinzugefügt wird

Wenn eine Video-Sitzung oder Anhörung in Vilulia geplant wird:

Ein Kalendertermin wird mit dem Sitzungstitel und der Beschreibung erstellt.
Der Daily.co-Beitrittslink ist in den Termindetails enthalten.
Bei Google Calendar wird die relevante Partei-E-Mail als Terminteilnehmer hinzugefügt, wenn verfügbar. Eine 24-Stunden-E-Mail-Erinnerung und eine 30-minütige Popup-Erinnerung werden eingestellt.
Bei Outlook wird die relevante Partei-E-Mail als erforderlicher Teilnehmer hinzugefügt und eine 15-minütige Erinnerung eingestellt.
Wenn eine Sitzung aktualisiert oder abgesagt wird, wird der Kalendertermin automatisch aktualisiert oder gelöscht.

Synchronisierungsrichtung

Jede Kalenderverbindung kann auf einseitige oder zweiseitige Synchronisierung eingestellt werden. Bei einseitiger Synchronisierung überträgt Vilulia Sitzungstermine nur in Ihren Kalender. Bei zweiseitiger Synchronisierung werden externe Kalenderänderungen (Umplanungen, Absagen) auch wieder in Vilulia übernommen und aktualisieren den entsprechenden Sitzungsdatensatz. Die Synchronisierungsrichtung kann jederzeit unter Einstellungen → Kalender geändert werden.

Geschäftszeiten und Pufferzeiten

Die Verfügbarkeitsprüfung berücksichtigt benutzerspezifische Kalendereinstellungen. Die Standardwerte sind unten aufgeführt; alle Felder können unter Einstellungen → Kalender angepasst werden:

Geschäftszeiten: 09:00–17:00, Montag–Freitag
Puffer vor der Sitzung: 0 Minuten (konfigurierbar bis zu 120 Minuten)
Puffer nach der Sitzung: 0 Minuten (konfigurierbar bis zu 120 Minuten)
Mindestvorlaufzeit für die Planung: 24 Stunden (konfigurierbar 0–168 Stunden)
Standard-Sitzungsdauer: 60 Minuten (konfigurierbar 15–480 Minuten)

Konflikterkennung

Vor der Planung einer Sitzung kann Vilulia prüfen, ob ein vorgeschlagener Zeitslot mit bestehenden Sitzungen in Konflikt steht. Die Konfliktprüfung vergleicht die angeforderte Start- und Endzeit mit allen Sitzungen des Benutzers. Eine bestehende Sitzungs-ID kann bei der Umplanung von der Prüfung ausgeschlossen werden.

iCal-Export

Einzelne Sitzungen und vollständige Kalender-Feeds können als .ics-Dateien exportiert werden, ohne dass ein verbundenes Google- oder Outlook-Konto erforderlich ist. Um eine einzelne Sitzung zu exportieren, öffnen Sie die Sitzungsdetails und wählen Sie In Kalender exportieren. Um Ihren vollständigen Sitzungs-Feed herunterzuladen, gehen Sie zu Einstellungen → Kalender → Feed exportieren; der Feed enthält nur die Sitzungen, die Sie hosten. Einzelsitzungsexporte stehen dem Sitzungshost, einem Teilnehmer, dem Fallmediator oder einem Mandanten-Administrator innerhalb derselben Organisation zur Verfügung.

Pausieren und Trennen

Die Kalender-Synchronisierung kann pro Verbindung pausiert werden, ohne die Verbindung zu trennen. Im pausierten Zustand werden keine Termine erstellt oder aktualisiert. Um die Verbindung vollständig zu trennen, gehen Sie zu Einstellungen → Kalender und entfernen Sie die Verbindung. Das Trennen widerruft das OAuth-Token beim Anbieter und löscht alle gespeicherten Terminkennzeichnungen.