Integrationen und Erweiterungen

Videokonferenzen

Vilulia enthält integrierte HD-Videokonferenzen für Mediations- und Schiedssitzungen, betrieben von Daily.co. Endbenutzer müssen keine Einrichtung vornehmen -- Video wird auf Plattformebene konfiguriert. Wenn ein Mediator oder Fallmanager innerhalb eines Falls eine Videositzung plant, wird ein privater Raum automatisch erstellt und Beitrittslinks werden an alle Teilnehmer gesendet. Jede Sitzung umfasst Transkription, Bildschirmfreigabe, Breakout-Räume für Caucus-Gespräche und In-Session-Chat.

Was Sie lernen werden

Wie Sie eine Videositzung aus einem Fall heraus planen
Welche Funktionen in jeder Sitzung enthalten sind
Wie Transkripte in der Fallakte gespeichert werden
Sitzungslimits, Beitrittsfenster und Raumablauf
Warum Sitzungen transkribiert, aber nicht aufgezeichnet werden

Keine Einrichtung durch Endbenutzer erforderlich

Videokonferenzen werden von Vilulia auf Plattformebene über ein gemeinsames Daily.co-Konto konfiguriert. Ihre Organisation muss kein Daily.co-Konto erstellen oder Integrationseinstellungen vornehmen. Wenn Sie eine Sitzung planen, wird der Raum für Sie erstellt.

Planung einer Videositzung

Klicken Sie innerhalb eines Falls auf Videositzung planen. Geben Sie den Sitzungstitel, die geplante Startzeit und die geplante Endzeit ein. Die Teilnehmer werden automatisch aus den Fallparteien übernommen, sodass keine Auswahl erforderlich ist. Vilulia erstellt einen privaten Daily.co-Raum, sendet Beitrittslinks per E-Mail an alle Fallteilnehmer und erstellt (sofern eine Kalenderintegration verbunden ist) einen Kalendertermin mit dem enthaltenen Videolink.

Sitzungen können einem Mediationsfall oder einem Schiedsfall zugeordnet werden. Der Sitzungstyp (Mediation, Schiedsverfahren, Anhörung, Vormediation, Beratung) wird bei der Erstellung festgelegt.

Einer Sitzung beitreten

Teilnehmer können bis zu 30 Minuten vor der geplanten Startzeit beitreten. Das Beitrittsfenster schließt sich 2 Stunden nach der geplanten Endzeit. Der Gastgeber (Mediator oder Schiedsrichter) kann jederzeit beitreten, unabhängig vom geplanten Fenster.

Nicht-Gastgeber-Teilnehmer betreten einen Warteraum (Lobby) und müssen vom Gastgeber zugelassen werden. Der Gastgeber tritt direkt bei.

Sitzungsfunktionen

Jede Videositzung umfasst:

Transkription: in jeder Sitzung aktiviert und wird automatisch gestartet, wenn der Gastgeber beitritt. Das Transkript wird bei Sitzungsende in der Fallakte gespeichert. Transkripte enthalten Sprecher-Labels und Zeitstempel. Mediatoren, Schiedsrichter und Mandanten-Admins können das Transkript prüfen, bevor es an die Parteien freigegeben wird.
Bildschirmfreigabe: teilen Sie Dokumente, Belege oder beliebige Anwendungen während der Sitzung.
Breakout-Räume (Caucus): der Gastgeber kann innerhalb der Sitzung private Caucus-Räume für Einzelgespräche zwischen Mediator und Partei erstellen. Nur der Gastgeber kann Caucus-Räume erstellen oder beenden. Caucus-Räume laufen nach 2 Stunden ab.
In-Session-Chat: Textchat innerhalb der Videooberfläche.
Handheben und Emoji-Reaktionen: Teilnehmersteuerungen zur Verwaltung der Gesprächsrunden.
Geräuschunterdrückung: Steuerungen zur Geräuschunterdrückung in der Sitzungsoberfläche.
Warteraum: Nicht-Gastgeber-Teilnehmer betreten eine Lobby und werden vom Gastgeber zugelassen.

Automatisches Sitzungsende

Eine Sitzung endet automatisch, wenn der Gastgeber den Raum verlässt oder wenn alle Teilnehmer gegangen sind. Wenn eine Sitzung endet, werden die Teilnehmer aus dem Daily.co-Raum entfernt und das Transkript wird für den Export in die Fallakte in die Warteschlange gestellt.

Sitzungslimits

Maximale Teilnehmerzahl: 50 pro Sitzung.
Raumablauf: der Daily.co-Raum bleibt 1 Stunde über die geplante Dauer hinaus aktiv. Wenn ein Transkript noch auf den Export wartet, bleibt der Raum verfügbar, bis der Export abgeschlossen ist, danach wird er gelöscht.
Beitrittsfenster: Teilnehmer können ab 30 Minuten vor dem geplanten Start bis 2 Stunden nach dem geplanten Ende beitreten. Nach diesem Fenster gibt der Beitrittslink einen Fehler zurück.

Aufzeichnung und Transkripte

Sitzungen werden nicht als Video aufgezeichnet. Cloud-Aufzeichnung ist derzeit nicht verfügbar: Die In-Call-Aufzeichnungsschaltfläche ist deaktiviert, da kein Cloud-Aufzeichnungsspeicher konfiguriert ist.

Stattdessen erfasst die Plattform über die Transkription von Daily.co ein AI-Transkript jeder Sitzung. Wenn die Sitzung endet, wird das Transkript in der Fallakte gespeichert, wo es zur Prüfung neben den übrigen Falldokumenten verfügbar ist.

Planstufen-Verfügbarkeit

Videokonferenzen sind ein kostenpflichtiges Add-on in den Starter- und Professional-Plänen und im Enterprise-Plan enthalten. Wenn Ihr Plan kein Video enthält, wenden Sie sich an Ihren Account-Manager oder besuchen Sie Einstellungen → Abrechnung, um ein Upgrade durchzuführen.