Arbitrage
Chronologie du processus et chronologie des faits
Vilulia Arbitrate propose désormais deux fonctionnalités de chronologie complémentaires : une chronologie du processus visible par tous les participants, et une chronologie privée des faits pour l'arbitre. Ensemble, elles offrent un suivi chronologique complet de l'activité procédurale et des événements substantiels du litige.
Chronologie du processus
L'onglet Chronologie affiche toute l'activité du dossier dans un format visuel chronologique avec des icônes à code couleur. Les événements comprennent :
- Téléversements de documents
- Modifications d'échéances
- Mises à jour du statut des audiences
- Soumissions de mémoires
- Événements liés à la sentence
Les parties peuvent consulter la chronologie via le portail, mais les événements administratifs internes en sont automatiquement filtrés.
Chronologie des faits
Dans l'onglet Notes de l'arbitre (pour l'arbitrage) ou Notes du médiateur (pour la médiation), une section Chronologie des faits se trouve en bas de page. C'est là que vous constituez une chronologie des événements clés du litige réel. Les entrées peuvent être ajoutées manuellement ou générées à partir des documents du dossier à l'aide du bouton Générer automatiquement depuis les documents (offres Professionnelle et supérieures).
Chaque entrée comprend :
- Date - Date à laquelle l'événement s'est produit
- Titre - Nom bref de l'événement (p. ex., "Grief déposé")
- Description - Description détaillée de l'événement
- Catégorie - L'une des suivantes : key_event, filing, communication, breach, agreement, grievance, hearing, ruling, ou other
- Document lié - Référence facultative à un document téléversé
- Indicateur de contestation - Marquez les faits comme contestés et indiquez quelle partie les conteste
L'outil AI extrait les dates, titres, descriptions et catégories des documents du dossier et renvoie des entrées structurées prêtes à être insérées dans la chronologie. Fournissez des identifiants de documents spécifiques pour cibler des fichiers particuliers, ou laissez le champ vide pour détecter automatiquement les mémoires et pièces à conviction (jusqu'à 10 documents les plus récents).
La chronologie des faits est entièrement privée : seuls l'arbitre (ou le médiateur) et les administrateurs du locataire peuvent la consulter.
Rappels d'échéances
Le système envoie automatiquement des notifications à 7 jours, 3 jours et 1 jour avant chaque échéance d'arbitrage :
- Dates limites de dépôt des listes de témoins
- Échéances des mémoires
- Échéances de communication de pièces
- Échéances de la sentence (envoyées uniquement à l'arbitre)
Verrouillage des soumissions de documents
Lorsqu'une échéance de mémoire ou de liste de témoins est dépassée, le système empêche automatiquement les parties de téléverser ce type de document. Les parties voient un message clair indiquant que l'échéance est passée et les invitant à contacter l'arbitre pour obtenir une prolongation. L'arbitre peut toujours téléverser des documents quelle que soit l'échéance : le verrouillage s'applique uniquement aux parties.
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