Intégrations et modules complémentaires

Synchronisation du calendrier

Vilulia synchronise les plannings d'audiences et de séances avec Google Calendar et Microsoft Outlook. Chaque utilisateur connecte son propre calendrier individuellement. Une fois connectées, les séances vidéo et les audiences programmées sont automatiquement ajoutées en tant qu'événements avec le lien Daily.co inclus. Les événements sont mis à jour ou supprimés dans votre calendrier lorsque des séances sont reprogrammées ou annulées.

Ce que vous apprendrez

Comment connecter Google Calendar ou Outlook Calendar
Quelles informations sont incluses dans les événements du calendrier
Comment fonctionnent la direction de synchronisation, les heures ouvrables et les temps tampon
Comment utiliser l'export iCal
Les exigences de plan pour chaque intégration de calendrier
Comment mettre en pause ou déconnecter la synchronisation du calendrier

Configuration de Google Calendar

Accédez à Paramètres → Calendrier et cliquez sur Connecter Google Calendar.
Vous êtes redirigé vers Google. Connectez-vous au compte Google dont vous souhaitez utiliser le calendrier.
Google vous demande d'autoriser Vilulia à accéder à votre compte Google. La même autorisation couvre la lecture/écriture du calendrier (pour créer, mettre à jour et supprimer des événements) et l'accès Gmail, de sorte que les intégrations Calendrier et E-mail partagent une seule connexion ; connecter l'une ne déconnecte pas l'autre. Cliquez sur Autoriser.
Vous revenez sur Vilulia. Votre Google Calendar principal est maintenant connecté.

La synchronisation du calendrier est un paramètre par utilisateur - chaque membre de l'équipe connecte son propre Google Calendar. Il ne s'agit pas d'un paramètre à l'échelle de l'organisation.

Configuration d'Outlook Calendar

Accédez à Paramètres → Calendrier et cliquez sur Connecter Outlook Calendar.
Vous êtes redirigé vers Microsoft. Connectez-vous à votre compte Microsoft 365 ou Outlook.
Microsoft vous demande d'autoriser Vilulia à lire et modifier votre calendrier. Vilulia demande Calendars.ReadWrite et User.Read. Cliquez sur Accepter.
Vous revenez sur Vilulia. Votre Outlook Calendar est maintenant connecté.

Exigence de plan :La synchronisation du calendrier (Google et Outlook) est incluse dans les plans Professional et Enterprise. Les plans Starter l'ajoutent via le module complémentaire Calendar Sync. Les deux fournisseurs de calendrier sont couverts par le même module complémentaire ; il n'existe pas de restriction de plan spécifique au fournisseur.

Ce qui est ajouté à votre calendrier

Lorsqu'une séance vidéo ou une audience est planifiée dans Vilulia :

Un événement de calendrier est créé avec le titre et la description de la séance.
Le lien Daily.co est inclus dans les détails de l'événement.
Pour Google Calendar, l'adresse e-mail de la partie concernée est ajoutée comme participant à l'événement lorsqu'elle est disponible. Un rappel par e-mail 24 heures à l'avance et un rappel contextuel 30 minutes avant sont définis.
Pour Outlook, l'adresse e-mail de la partie concernée est ajoutée comme participant obligatoire et un rappel de 15 minutes est défini.
Lorsqu'une séance est mise à jour ou annulée, l'événement du calendrier est mis à jour ou supprimé automatiquement.

Direction de synchronisation

Chaque connexion de calendrier peut être configurée en synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle. Avec la synchronisation unidirectionnelle, Vilulia envoie uniquement les événements de séance vers votre calendrier. Avec la synchronisation bidirectionnelle, les modifications externes du calendrier (reprogrammations, annulations) sont également récupérées dans Vilulia et mettent à jour l'enregistrement de séance correspondant. La direction de synchronisation peut être modifiée à tout moment depuis Paramètres → Calendrier.

Heures ouvrables et temps tampon

La vérification de la disponibilité respecte les paramètres de calendrier par utilisateur. Les valeurs par défaut sont indiquées ci-dessous ; tous les champs peuvent être ajustés depuis Paramètres → Calendrier :

Heures ouvrables : 09:00–17:00, lundi–vendredi
Temps tampon avant la séance : 0 minute (configurable jusqu'à 120 minutes)
Temps tampon après la séance : 0 minute (configurable jusqu'à 120 minutes)
Délai de planification minimum : 24 heures (configurable de 0 à 168 heures)
Durée de séance par défaut : 60 minutes (configurable de 15 à 480 minutes)

Détection des conflits

Avant de planifier une séance, Vilulia peut vérifier si un créneau horaire proposé entre en conflit avec des séances existantes. La vérification des conflits compare l'heure de début et de fin demandée par rapport à toutes les séances de l'utilisateur. Un identifiant de séance existant peut être exclu de la vérification lors de la reprogrammation.

Export iCal

Les séances individuelles et les flux de calendrier complets peuvent être exportés sous forme de fichiers .icssans nécessiter de compte Google ou Outlook connecté. Pour exporter une séance individuelle, ouvrez le détail de la séance et sélectionnez Exporter vers le calendrier. Pour télécharger votre flux de séances complet, accédez à Paramètres → Calendrier → Exporter le flux; le flux contient uniquement les séances que vous hébergez. Les exports de séance individuelle sont disponibles pour l'hôte de la séance, un participant, le médiateur de dossier ou un administrateur de tenant au sein de la même organisation.

Mise en pause et déconnexion

La synchronisation du calendrier peut être mise en pause par connexion sans déconnecter - les événements ne seront pas créés ou mis à jour pendant la pause. Pour déconnecter entièrement, accédez à Paramètres → Calendrieret supprimez la connexion. La déconnexion révoque le jeton OAuth auprès du fournisseur et supprime tous les mappages d'événements stockés.

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