Intégrations et modules complémentaires

Visioconférence

Vilulia inclut une visioconférence HD intégrée pour les séances de médiation et d'arbitrage, propulsée par Daily.co. Aucune configuration n'est requise de la part des utilisateurs finaux : la vidéo est configurée au niveau de la plateforme. Lorsqu'un médiateur ou un gestionnaire de dossier planifie une séance vidéo depuis un dossier, une salle privée est créée automatiquement et des liens de participation sont envoyés à tous les participants. Chaque séance inclut la transcription, le partage d'écran, des salles de réunion pour les caucus et un chat en séance.

Ce que vous apprendrez

Comment planifier une séance vidéo depuis un dossier
Quelles fonctionnalités sont incluses dans chaque séance
Comment les transcriptions sont enregistrées dans le dossier
Limites de séance, fenêtres de participation et expiration de salle
Exigences relatives à l'enregistrement dans le nuage

Aucune configuration requise de la part des utilisateurs finaux

La visioconférence est configurée par Vilulia au niveau de la plateforme à l'aide d'un compte Daily.co partagé. Votre organisation n'a pas besoin de créer un compte Daily.co ni de configurer des paramètres d'intégration. Lorsque vous planifiez une séance, la salle est créée pour vous.

Planification d'une séance vidéo

Depuis un dossier, cliquez sur Planifier une séance vidéo. Saisissez le titre de la séance, l'heure de début prévue et l'heure de fin prévue. Les participants sont renseignés automatiquement à partir des parties du dossier, sans aucune sélection manuelle. Vilulia crée une salle Daily.co privée, envoie des liens de participation à tous les participants du dossier par courriel et, si l'intégration du calendrier est activée, crée un événement de calendrier incluant le lien vidéo.

Les séances peuvent être associées à un dossier de médiation ou à un dossier d'arbitrage. Le type de séance (médiation, arbitrage, audience, pré-médiation, consultation) est défini à la création.

Rejoindre une séance

Les participants peuvent rejoindre la séance jusqu'à 30 minutes avant l'heure de début prévue. La fenêtre de participation se ferme 2 heures après l'heure de fin prévue. L'hôte (médiateur ou arbitre) peut rejoindre la séance à tout moment, quelle que soit la fenêtre planifiée.

Les participants non hôtes accèdent à une salle d'attente (lobby) et doivent être admis par l'hôte. L'hôte rejoint directement la séance.

Fonctionnalités de la séance

Chaque séance vidéo inclut :

Transcription : activée pour chaque séance et démarrée automatiquement lorsque l'hôte rejoint la salle. La transcription est enregistrée dans le dossier à la fin de la séance. Les transcriptions incluent les étiquettes de locuteur et les horodatages. Les médiateurs, arbitres et administrateurs locataires peuvent examiner la transcription avant de la rendre accessible aux parties.
Partage d'écran : partagez des documents, pièces à conviction ou toute application pendant la séance.
Salles de réunion (caucus) : l'hôte peut créer des salles de caucus privées au sein de la séance pour des conversations individuelles entre le médiateur et une partie. Seul l'hôte peut créer ou clore des salles de caucus. Les salles de caucus expirent après 2 heures.
Chat en séance : messagerie textuelle intégrée à l'interface vidéo.
Lever la main et réactions emoji : contrôles participants pour la gestion des tours de parole.
Suppression du bruit : contrôles de suppression du bruit dans l'interface de séance.
Salle d'attente : les participants non hôtes accèdent à un lobby et sont admis par l'hôte.

Fin automatique de la séance

Une séance se termine automatiquement lorsque l'hôte quitte la salle ou lorsque tous les participants sont partis. À la fin de la séance, les participants sont éjectés de la salle Daily.co et la transcription est mise en file d'attente pour exportation dans le dossier.

Limites de séance

Nombre maximum de participants : 50 par séance.
Expiration de la salle : la salle Daily.co reste active pendant 1 heure au-delà de la durée prévue. Si une transcription est en attente d'exportation, la salle reste disponible jusqu'à la fin de l'exportation, puis est supprimée.
Fenêtre de participation : les participants peuvent rejoindre la séance à partir de 30 minutes avant le début prévu jusqu'à 2 heures après la fin prévue. Passé ce délai, le lien de participation renvoie une erreur.

Enregistrement dans le nuage

L'enregistrement dans le nuage n'est pas activé par défaut. Le bouton Enregistrer en séance est désactivé et les enregistrements sont gérés au niveau de la plateforme plutôt que par organisation. Lorsque l'enregistrement est activé pour une séance, l'hôte peut démarrer et arrêter l'enregistrement pendant la séance. À la fin de la séance, l'enregistrement est téléchargé depuis Daily.co, stocké dans un espace de stockage chiffré de la plateforme (AES-256) et un enregistrement de document est créé dans le dossier avec une visibilité réservée au médiateur.

Si une transcription native Daily.co existe pour la séance, la transcription Whisper de l'enregistrement est ignorée. Si aucune transcription native n'est disponible, l'enregistrement est transcrit via OpenAI Whisper et le résultat est enregistré dans le dossier.

Disponibilité selon le forfait

La visioconférence est un module complémentaire payant dans le forfait Professionnel et est incluse dans le forfait Entreprise. Elle ne fait pas partie du forfait Démarrage. Si votre forfait n'inclut pas la vidéo, contactez votre gestionnaire de compte ou rendez-vous dans Paramètres → Facturation pour effectuer une mise à niveau.

Articles connexes

Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Contacter le support