Intégrations et modules complémentaires
Cycle de vie des contrats
Le module complémentaire Cycle de vie des contrats (75 $/mois) ajoute l'extraction d'obligations, le suivi des jalons de paiement, la surveillance de la conformité et les alertes de renouvellement aux règlements liés aux litiges. Les contrats peuvent être liés directement aux dossiers. Des frais de transaction de plateforme s'appliquent aux paiements de règlement collectés via Stripe Connect ; le taux est configurable par l'administrateur et est de 2,50 % par défaut.
Ce que vous apprendrez
- Comment fonctionne l'extraction d'obligations
- Comment fonctionne le suivi des jalons de paiement
- Comment fonctionnent le tableau de bord de conformité et la détection des violations
- Comment les alertes de renouvellement sont configurées
- Comment fonctionne la collecte de paiements via Stripe Connect
Extraction d'obligations
Lorsqu'un règlement est finalisé, Vilulia peut extraire des obligations structurées du texte du règlement. L'extraction identifie le type d'obligation (paiement, livrable, performance, restriction, certification ou soumission de document), la partie responsable, la date d'échéance et le montant le cas échéant. Les obligations peuvent également être créées manuellement par les gestionnaires de dossiers. Chaque enregistrement d'obligation suit un statut : en attente, terminé, en retard ou violé.
Les types d'obligations pris en charge incluent les obligations récurrentes avec une fréquence de récurrence configurable. La partie responsable peut être le plaignant, le défendeur ou les deux.
Suivi des jalons de paiement
Les obligations de paiement peuvent être divisées en jalons. Lorsqu'un paiement est reçu via Stripe Connect, il est lié au jalon d'obligation correspondant, ce qui fait passer le statut du jalon à terminé. Lorsque tous les jalons d'une obligation sont terminés, l'obligation est automatiquement marquée comme terminée.
Les frais de transaction de plateforme sont calculés au moment du paiement en utilisant le taux configuré par l'administrateur (2,50 % par défaut). Les frais sont appliqués par paiement et enregistrés dans le dossier de paiement.
Rappels d'obligations
Vilulia envoie des rappels par e-mail à la partie responsable avant chaque date d'échéance d'obligation à trois intervalles : 7 jours, 3 jours et 1 jouravant la date limite. Les rappels ne sont programmés que pour les dates d'échéance futures ; les obligations en retard ignorent la création de rappels et sont signalées comme étant en retard immédiatement lors du prochain contrôle de conformité.
Tableau de bord de conformité
Le tableau de bord de conformité de chaque règlement affiche :
- Total des obligations : nombre total d'obligations sur le règlement
- Terminées : nombre d'obligations accomplies
- En attente : nombre d'obligations dont l'échéance n'est pas encore atteinte
- En retard : nombre d'obligations dont l'échéance est dépassée et non encore terminées
- Taux de conformité : pourcentage d'obligations terminées
- Violations ouvertes : liste des violations de conformité actives
Les violations sont créées automatiquement lorsqu'une obligation dépasse sa date d'échéance sans être complétée. Chaque violation a une sévérité élevée et notifie le médiateur assigné. Les violations peuvent être résolues avec des notes de résolution par un gestionnaire de dossiers.
Alertes de renouvellement
Les contrats peuvent être configurés avec une date de renouvellement et un type de renouvellement (automatique, manuel ou expiration). Vilulia envoie des rappels à trois intervalles avant la date de renouvellement : 60 jours, 30 jours et 7 jours. Chaque fenêtre de rappel est envoyée une seule fois et marquée afin de ne pas être répétée. Les rappels sont envoyés au médiateur assigné au dossier.
Liaison aux dossiers
Les contrats peuvent être liés directement à un dossier afin que tous les accords pertinents, les accords de médiation, les accords de retainer et les accords de confidentialité, soient accessibles depuis le dossier. Les contrats liés apparaissent dans la vue des documents du dossier.
Collecte de paiements via Stripe Connect
Le module complémentaire Cycle de vie des contrats inclut l'intégration Stripe Connect pour la collecte des paiements de règlement auprès des parties. Les frais de transaction de plateforme (2,50 % par défaut, configurable par l'administrateur) s'appliquent aux paiements collectés via cette intégration. Les fonds séquestrés sont conservés avec un Stripe Connect PaymentIntent non capturé (capture manuelle) et libérés lorsque la condition configurée est remplie : toutes les parties requises ont signé, une date limite définie est atteinte ou un utilisateur libère les fonds manuellement.
Activer le Cycle de vie des contrats
Le Cycle de vie des contrats est disponible en tant que module complémentaire sur tous les niveaux de forfait. Pour l'activer, accédez à Paramètres → Fonctionnalités et modules complémentaireset ajoutez le Cycle de vie des contrats. Notez que les fonctionnalités de collecte de paiements nécessitent que Stripe Connect soit configuré pour votre organisation. Stripe Connect est provisionné lors de l'intégration, contactez le supportpour l'activer.
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