Médiation

Gestion des documents

Vilulia stocke les documents de dossier dans un espace de stockage cloud chiffré, chaque fichier étant associé directement à un enregistrement de dossier. Les médiateurs, les gestionnaires de dossier et les parties disposant d'un accès au portail peuvent téléverser des documents. Tous les documents sont chiffrés au repos à l'aide du chiffrement côté serveur S3. Les documents servent également d'entrée pour les outils d'AI. Les outils Projet d'accord et Analyse des priorités lisent tous deux les documents de dossier téléversés pour produire leurs résultats. Lorsqu'un document est téléversé, le texte en est automatiquement extrait afin que les outils d'AI puissent traiter le contenu immédiatement.

Ce que vous apprendrez

Comment téléverser des documents dans un dossier
Types de fichiers pris en charge et limites de stockage par forfait
Comment fonctionne l'extraction automatique de texte (y compris l'OCR)
Comment les documents alimentent les outils d'AI
Comment les parties téléversent des documents via le portail client
Historique des versions des documents

Téléversement de documents

Dans un dossier, ouvrez l'onglet Documents et cliquez sur Téléverser. Les types de fichiers pris en charge sont :

Documents : PDF, DOC, DOCX, TXT, RTF, ODT
Feuilles de calcul : XLS, XLSX, CSV, ODS
Présentations : PPT, PPTX, ODP
Images : JPG, PNG, GIF, WEBP, BMP, TIFF

La taille maximale des fichiers dépend de votre forfait : 5 Mo pour l'essai, 10 Mo pour Starter, 25 Mo pour Professional et 100 Mo pour Enterprise. Chaque document est stocké directement dans l'enregistrement du dossier. Les nouveaux téléversements sont par défaut visibles uniquement par le médiateur ; l'auteur du téléversement peut modifier la visibilité pour toutes les parties, certaines parties sélectionnées ou en mode privé.

Extraction automatique de texte et OCR

Lorsqu'un document est téléversé, Vilulia extrait automatiquement le texte afin que les outils d'AI puissent lire le contenu sans télécharger le fichier d'origine. Comportement d'extraction selon le type de fichier :

PDF avec texte sélectionnable : le texte est extrait directement à l'aide de PyMuPDF ou pypdf.
PDF numérisés (image uniquement) : les pages sont converties en images et l'OCR est exécuté, AI Vision (principal) avec Tesseract en solution de secours. Jusqu'à 10 pages sont traitées par document.
PDF à contenu mixte : les pages avec du texte sélectionnable sont extraites directement ; les pages peu denses ou composées uniquement d'images sont traitées par OCR' et fusionnées avec le contenu de la couche de texte.
Images (JPG, PNG, GIF, WEBP, BMP, TIFF) : le texte est extrait à l'aide de AI Vision comme méthode principale, avec Tesseract en solution de secours.
Documents Office (DOCX, XLSX, etc.) : le texte est extrait à partir du contenu des paragraphes et des tableaux.

Le texte extrait est stocké dans l'enregistrement du document et utilisé par toutes les exécutions ultérieures des outils d'AI. Si un document est encore en cours de traitement lors de l'exécution d'un outil d'AI, l'outil utilise le texte disponible à ce moment-là.

Limites de stockage par forfait

Le stockage de documents est alloué par organisation : l'essai inclut 1 Go, Starter inclut 5 Go, Professional inclut 100 Go et Enterprise est illimité. Du stockage supplémentaire peut être acheté en tant qu'extension à la consommation à 0,10 $ par Go par mois.

Chiffrement des documents

Tous les documents sont stockés dans Amazon S3 avec le chiffrement côté serveur activé. Pour les organisations ayant acheté l'extension HIPAA Basic ou HIPAA Enhanced, les champs PHI dans les documents reçoivent un chiffrement AES-256 supplémentaire via AWS KMS. Le chiffrement des documents est automatique, aucune configuration n'est requise au-delà de l'activation de l'extension concernée.

Téléversement de documents par les parties

Les parties accèdent au dossier via le portail client à l'aide d'un lien magique. Une fois dans le portail, les parties peuvent téléverser des documents directement dans le dossier. Les documents téléversés deviennent immédiatement visibles pour le médiateur et sont disponibles pour les outils d'AI lors de la prochaine exécution.

Historique des versions des documents

Lorsque la gestion des versions du compartiment S3 est activée, Vilulia suit toutes les versions d'un document. Depuis l'onglet Documents, les médiateurs et les administrateurs peuvent consulter la liste des versions pour tout document, télécharger une version spécifique ou restaurer une version précédente pour en faire la version courante. La restauration d'une version crée une nouvelle version S3 plutôt que de supprimer l'historique intermédiaire, et l'action est consignée dans le journal d'audit du dossier.

Documents et outils d'AI

Les outils d'AI Analyse des priorités et Projet d'accord lisent tous les documents de dossier téléversés dans le cadre de leur analyse. Plus les documents pertinents figurent dans le dossier, contrats, lettres de mise en demeure, correspondances, plus le contexte disponible pour l'AI est riche. Les outils d'AI ne modifient ni n'annotent les documents d'origine.

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