Mediação

Gestão de Documentos

O Vilulia armazena documentos do caso em armazenamento em nuvem criptografado, com cada arquivo associado diretamente a um registro de caso. Mediadores, gerentes de caso e partes com acesso ao portal podem enviar documentos. Todos os documentos são criptografados em repouso usando criptografia do lado do servidor S3. Os documentos também servem como entrada para as ferramentas de AI. As ferramentas Rascunho de Acordo e Análise de Prioridades leem os documentos do caso enviados para produzir seus resultados. Quando um documento é enviado, o texto é automaticamente extraído para que as ferramentas de AI possam processar o conteúdo imediatamente.

O que você vai aprender

Como enviar documentos para um caso
Tipos de arquivo suportados e limites de armazenamento por plano
Como funciona a extração automática de texto (incluindo OCR)
Como os documentos alimentam as ferramentas de AI
Como as partes enviam documentos pelo portal do cliente
Histórico de versões de documentos

Envio de documentos

Dentro de um caso, abra a aba Documentos e clique em Enviar. Os tipos de arquivo suportados incluem:

Documentos: PDF, DOC, DOCX, TXT, RTF, ODT
Planilhas: XLS, XLSX, CSV, ODS
Apresentações: PPT, PPTX, ODP
Imagens: JPG, PNG, GIF, WEBP, BMP, TIFF

O tamanho máximo do arquivo depende do seu plano: 5 MB no trial, 10 MB no Starter, 25 MB no Professional e 100 MB no Enterprise. Cada documento é armazenado diretamente no registro do caso. Novos envios assumem por padrão visibilidade somente para o mediador; o remetente pode alterar a visibilidade para todas as partes, partes selecionadas ou privado.

Extração automática de texto e OCR

Quando um documento é enviado, o Vilulia extrai o texto automaticamente para que as ferramentas de AI possam ler o conteúdo sem baixar o arquivo original. Comportamento de extração por tipo de arquivo:

PDFs com texto selecionável: o texto é extraído diretamente usando PyMuPDF ou pypdf.
PDFs digitalizados (somente imagem): as páginas são renderizadas como imagens e o OCR é executado - AI Vision (principal) com Tesseract como alternativa. Até 10 páginas são processadas por documento.
PDFs de conteúdo misto: páginas com texto selecionável são extraídas diretamente; páginas esparsas ou somente com imagem passam por OCR'd e são mescladas com o conteúdo da camada de texto.
Imagens (JPG, PNG, GIF, WEBP, BMP, TIFF): o texto é extraído usando AI Vision como método principal, com Tesseract como alternativa.
Documentos Office (DOCX, XLSX, etc.): o texto é extraído do conteúdo de parágrafos e tabelas.

O texto extraído é armazenado no registro do documento e usado por todas as execuções subsequentes de ferramentas de AI. Se um documento ainda estiver sendo processado quando uma ferramenta de AI for executada, a ferramenta utiliza o texto disponível naquele momento.

Limites de armazenamento por plano

O armazenamento de documentos é alocado por organização: o trial inclui 1 GB, o Starter inclui 5 GB, o Professional inclui 100 GB e o Enterprise é ilimitado. Armazenamento adicional pode ser adquirido como um complemento baseado em uso a $0.10 por GB por mês.

Criptografia de documentos

Todos os documentos são armazenados no Amazon S3 com criptografia do lado do servidor habilitada. Para organizações que adquiriram o complemento HIPAA Basic ou HIPAA Enhanced, os campos PHI dentro dos documentos recebem criptografia AES-256 adicional via AWS KMS. A criptografia de documentos é automática - nenhuma configuração é necessária além de habilitar o complemento relevante.

Envio de documentos pelas partes

As partes acessam o caso pelo portal do cliente via link mágico. Uma vez no portal, as partes podem enviar documentos diretamente para o caso. Os documentos enviados ficam imediatamente visíveis para o mediador e estão disponíveis para as ferramentas de AI na próxima execução.

Histórico de versões de documentos

Quando o versionamento do bucket S3 está habilitado, o Vilulia rastreia todas as versões de um documento. Na aba Documentos, mediadores e administradores podem visualizar a lista de versões de qualquer documento, baixar uma versão específica ou restaurar uma versão anterior para torná-la a atual. Restaurar uma versão cria uma nova versão S3 em vez de excluir o histórico intermediário, e a ação é registrada no log de auditoria do caso.

Documentos e ferramentas de AI

As ferramentas de AI Análise de Prioridades e Rascunho de Acordo leem todos os documentos do caso enviados como parte de sua análise. Quanto mais documentos relevantes houver no caso - contratos, cartas de demanda, correspondências - mais contexto a AI tem para trabalhar. As ferramentas de AI não modificam nem anotam os documentos originais.