Integrationen und Add-Ons

E-Mail-Integration

Das Add-on E-Mail-Integration ermöglicht es einzelnen Benutzern, ihr Gmail-, Outlook- oder ein beliebiges IMAP/SMTP-Postfach mit Vilulia zu verbinden und so eine bidirektionale E-Mail-Synchronisierung mit automatischer Fallzuordnung und Thread-Verfolgung zu aktivieren. Nach der Verbindung werden fallbezogene E-Mails automatisch mit dem entsprechenden Falldatensatz verknüpft. Vilulia stellt außerdem 29 vorgefertigte E-Mail-Vorlagen für gängige Fallkommunikationen bereit. Dies ist vom ausgehenden Benachrichtigungssystem der Plattform getrennt, das keine Einrichtung erfordert.

Was Sie lernen werden

So verbinden Sie Gmail, Outlook oder ein IMAP/SMTP-Postfach mit Ihrem Vilulia-Konto
Was nach der Verbindung Ihrer E-Mail automatisch geschieht
Wie E-Mails automatisch Fällen zugeordnet werden
Verhalten bei der Öffnungs- und Klickverfolgung
Wie mehrere E-Mail-Konten verwaltet werden
Berechtigungen, die Vilulia von Google und Microsoft anfordert

Gmail-Einrichtung

Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail und klicken Sie auf Konto hinzufügen, dann wählen Sie Gmail.
Sie werden zu Google weitergeleitet. Melden Sie sich bei dem Gmail-Konto an, das Sie verbinden möchten.
Google fordert Sie auf, Vilulia das Lesen und Senden von E-Mails zu gestatten. Vilulia fordert gmail.readonly, gmail.send und gmail.modify an (zum Kennzeichnen von Nachrichten, die mit Fällen synchronisiert werden). Klicken Sie auf Zulassen.
Sie werden zu Vilulia zurückgeleitet. Ihr Gmail-Konto wird als verbundenes E-Mail-Konto gespeichert und eine erste Synchronisierung beginnt sofort.

Outlook / Microsoft 365-Einrichtung

Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail und klicken Sie auf Konto hinzufügen, dann wählen Sie Outlook.
Sie werden zu Microsoft weitergeleitet. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto an.
Microsoft fordert die Berechtigung zum Lesen und Senden von E-Mails sowie zum Lesen Ihres Profils an. Vilulia fordert Mail.Read, Mail.Send und User.Read an. Klicken Sie auf Akzeptieren.
Sie werden zu Vilulia zurückgeleitet. Ihr Outlook-Konto wird als verbundenes E-Mail-Konto gespeichert und eine erste Synchronisierung beginnt sofort.

IMAP / SMTP-Einrichtung

Jedes über IMAP und SMTP zugängliche Postfach kann verbunden werden, einschließlich benutzerdefinierter Domains, Google Workspace mit App-Passwörtern und Proton Mail Bridge. Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail, klicken Sie auf Konto hinzufügen und wählen Sie Andere E-Mail (IMAP/SMTP). Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und Vilulia versucht, Ihre Anbietereinstellungen automatisch zu erkennen. Sie können die erkannten Einstellungen überschreiben oder manuell eingeben. Vilulia testet sowohl die IMAP- als auch die SMTP-Verbindung vor dem Speichern.

IMAP-Passwörter werden vor der Speicherung im Ruhezustand verschlüsselt. Sie werden nur vorübergehend beim Aufbau einer Verbindung entschlüsselt.

Was automatisch synchronisiert wird

Bei der ersten Verbindung führt Vilulia eine vollständige Synchronisierung der E-Mail-Threads der letzten 30 Tage durch. Nach der ersten Synchronisierung laufen inkrementelle Synchronisierungen in einem kontospezifischen Intervall (Standard 15 Minuten; konfigurierbar von 5 bis 1440 Minuten unter Einstellungen → E-Mail → Synchronisierungseinstellungen). Jede inkrementelle Synchronisierung ruft nur neue Nachrichten seit dem letzten Synchronisierungszeitpunkt ab.

Fallbezogene Threads werden dem entsprechenden Falldatensatz automatisch anhand von zwei Strategien zugeordnet:

Fallnummernabgleich: Wenn der E-Mail-Betreff oder -Text eine Fallnummer im Format MED-YYYY-NNN oder ARB-YYYY-NNN enthält, wird die E-Mail mit hoher Konfidenz mit diesem Fall verknüpft.
Partei-E-Mail-Abgleich: Wenn die E-Mail-Adresse des Absenders oder eines Empfängers mit einem Parteidatensatz in Ihrem Mandanten übereinstimmt, wird die E-Mail mit dem Fall verknüpft, in dem diese Partei Beschwerdeführer oder Beklagter ist.

E-Mails, die nicht automatisch zugeordnet werden können, erscheinen in der Liste nicht zugeordneter E-Mails, wo sie manuell mit einem Fall verknüpft werden können.

Öffnungs- und Klickverfolgung

Wenn Sie eine E-Mail aus Vilulia senden, sind die Öffnungsverfolgung und die Klickverfolgung standardmäßig aktiviert. Ein 1×1-Tracking-Pixel wird in den E-Mail-Text eingebettet, um Öffnungen zu erfassen. Links in der E-Mail werden umgeschrieben, um vor dem Erreichen des ursprünglichen Ziels eine Tracking-Weiterleitung zu durchlaufen. Sie können Öffnungs- und Klickdaten in der E-Mail-Detailansicht einsehen.

Die Öffnungsverfolgung verwendet eine Ratenbegrenzung, um automatisierten Scanner-Lärm zu unterdrücken (bis zu 10 Öffnungen pro Pixel pro Stunde werden erfasst; nachfolgende Anfragen innerhalb dieses Zeitfensters werden ignoriert).

E-Mail-Vorlagen

Vilulia stellt 29 System-E-Mail-Vorlagen bereit, die gängige Fallkommunikationen abdecken, darunter Vergleichsvorschläge, Sitzungseinladungen, Dokumentenanforderungen, Fristenmahnungen und Statusaktualisierungen. Vorlagen verwenden Variablenersetzung (z. B. {{ case_number }}, {{ party_name }}) und können aus der Verfassen-Ansicht oder über die API gesendet werden. Sie können auch benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, die auf Ihre Organisation beschränkt sind.

Mehrere E-Mail-Konten

Ein einzelner Vilulia-Benutzer kann mehrere E-Mail-Konten verbinden (zum Beispiel ein Gmail-Konto und ein Microsoft 365-Konto). Vilulia identifiziert Konten anhand der Kombination aus Benutzer-ID und E-Mail-Adresse. Das erneute Verbinden einer bereits verbundenen Adresse aktualisiert die bestehende Verbindung, anstatt ein Duplikat zu erstellen.

Zugriffstoken- und Passwortsicherheit

OAuth-Zugriffstoken (Gmail und Outlook) und IMAP-Passwörter werden vor der Speicherung im Ruhezustand verschlüsselt. Token werden automatisch mithilfe des gespeicherten Aktualisierungstoken erneuert. Wenn eine Aktualisierung fehlschlägt, wird das Konto mit einem Verbindungsfehler markiert und Sie werden aufgefordert, die Verbindung neu herzustellen.

Planverfügbarkeit

Die E-Mail-Integration ist ein kostenpflichtiges Add-on, das für jeden Plan verfügbar ist, einschließlich Starter. Es ist standardmäßig in keiner Stufe enthalten. Wenn Ihr Plan dieses Feature nicht umfasst, gehen Sie zu Einstellungen → Abrechnung → Add-Ons, um es hinzuzufügen.