Integraciones y complementos

Sincronización de calendario

Vilulia sincroniza los horarios de audiencias y sesiones con Google Calendar y Microsoft Outlook. Cada usuario conecta su propio calendario de forma individual. Una vez conectado, las sesiones de video y las audiencias programadas se agregan automáticamente como eventos de calendario con el enlace de acceso de Daily.co incluido. Los eventos se actualizan o eliminan en tu calendario cuando las sesiones se reprograman o cancelan.

Lo que aprenderás

Cómo conectar Google Calendar o Outlook Calendar
Qué información se incluye en los eventos de calendario
Cómo funcionan la dirección de sincronización, el horario laboral y los tiempos de margen
Cómo usar la exportación iCal
Requisitos de plan para cada integración de calendario
Cómo pausar o desconectar la sincronización de calendario

Configuración de Google Calendar

Ve a Configuración → Calendario y haz clic en Conectar Google Calendar.
Serás redirigido a Google. Inicia sesión en la cuenta de Google cuyo calendario deseas usar.
Google te pedirá que autorices a Vilulia a acceder a tu cuenta de Google. La misma autorización cubre la lectura/escritura del calendario (para crear, actualizar y eliminar eventos) y el acceso a Gmail, por lo que las integraciones de Calendario y Correo electrónico comparten una sola conexión y conectar una no desconecta la otra. Haz clic en Permitir.
Volverás a Vilulia. Tu Google Calendar principal ya está conectado.

La sincronización de calendario es una configuración por usuario; cada miembro del equipo conecta su propio Google Calendar. Esta no es una configuración de toda la organización.

Configuración de Outlook Calendar

Ve a Configuración → Calendario y haz clic en Conectar Outlook Calendar.
Serás redirigido a Microsoft. Inicia sesión en tu cuenta de Microsoft 365 o Outlook.
Microsoft te pedirá que autorices a Vilulia a leer y editar tu calendario. Vilulia solicita Calendars.ReadWrite y User.Read. Haz clic en Aceptar.
Volverás a Vilulia. Tu Outlook Calendar ya está conectado.

Requisito de plan: La sincronización de calendario (tanto Google como Outlook) está incluida en los planes Profesional y Empresarial. Los planes Inicial pueden agregarla mediante el complemento de sincronización de calendario. Ambos proveedores de calendario están cubiertos por el mismo complemento; no existe ninguna restricción de plan específica por proveedor.

Qué se agrega a tu calendario

Cuando se programa una sesión de video o una audiencia en Vilulia:

Se crea un evento de calendario con el título y la descripción de la sesión.
El enlace de acceso de Daily.co se incluye en los detalles del evento.
En Google Calendar, el correo electrónico de la parte correspondiente se agrega como asistente al evento cuando está disponible. Se configuran un recordatorio por correo electrónico de 24 horas y un recordatorio emergente de 30 minutos.
En Outlook, el correo electrónico de la parte correspondiente se agrega como asistente obligatorio y se configura un recordatorio de 15 minutos.
Cuando una sesión se actualiza o cancela, el evento de calendario se actualiza o elimina automáticamente.

Dirección de sincronización

Cada conexión de calendario puede configurarse como sincronización unidireccional o bidireccional. Con sincronización unidireccional, Vilulia envía los eventos de sesión a tu calendario únicamente. Con sincronización bidireccional, los cambios externos del calendario (reprogramaciones, cancelaciones) también se importan a Vilulia y actualizan el registro de sesión correspondiente. La dirección de sincronización puede cambiarse en cualquier momento desde Configuración → Calendario.

Horario laboral y tiempos de margen

La verificación de disponibilidad respeta la configuración de calendario por usuario. Los valores predeterminados se muestran a continuación; todos los campos pueden ajustarse desde Configuración → Calendario:

Horario laboral: 09:00–17:00, lunes a viernes
Margen antes de la sesión: 0 minutos (configurable hasta 120 minutos)
Margen después de la sesión: 0 minutos (configurable hasta 120 minutos)
Aviso mínimo de programación: 24 horas (configurable de 0 a 168 horas)
Duración predeterminada de la sesión: 60 minutos (configurable de 15 a 480 minutos)

Detección de conflictos

Antes de programar una sesión, Vilulia puede verificar si un horario propuesto entra en conflicto con sesiones existentes. La verificación compara la hora de inicio y fin solicitada con todas las sesiones del usuario. Se puede excluir el ID de una sesión existente de la verificación al reprogramar.

Exportación iCal

Las sesiones individuales y los feeds de calendario completos pueden exportarse como archivos .icssin necesidad de tener una cuenta de Google o Outlook conectada. Para exportar una sola sesión, abre el detalle de la sesión y selecciona Exportar al calendario. Para descargar tu feed completo de sesiones, ve a Configuración → Calendario → Exportar feed; el feed contiene únicamente las sesiones que organizas. Las exportaciones de sesión individual están disponibles para el organizador de la sesión, un participante, el mediador del caso o un administrador del inquilino dentro de la misma organización.

Pausar y desconectar

La sincronización de calendario puede pausarse por conexión sin desconectarse; los eventos no se crearán ni actualizarán mientras esté pausada. Para desconectarse por completo, ve a Configuración → Calendario y elimina la conexión. Al desconectarse se revoca el token OAuth del proveedor y se eliminan todos los mapeos de eventos almacenados.