Mediación

Gestión de documentos

Vilulia almacena los documentos del caso en almacenamiento cifrado en la nube, con cada archivo asociado directamente al registro del caso. Los mediadores, los gestores de casos y las partes con acceso al portal pueden subir documentos. Todos los documentos se cifran en reposo mediante el cifrado en el servidor de S3. Los documentos también sirven como entrada para las herramientas de AI. Las herramientas Borrador de acuerdo y Análisis de prioridades leen los documentos del caso subidos para generar sus resultados. Cuando se sube un documento, el texto se extrae automáticamente para que las herramientas de AI puedan procesar el contenido de inmediato.

Lo que aprenderás

Cómo subir documentos a un caso
Tipos de archivo admitidos y límites de almacenamiento por plan
Cómo funciona la extracción automática de texto (incluido OCR)
Cómo los documentos alimentan las herramientas de AI
Cómo las partes suben documentos a través del portal para clientes
Historial de versiones de documentos

Subir documentos

Dentro de un caso, abre la pestaña Documentos y haz clic en Subir. Los tipos de archivo admitidos incluyen:

Documentos: PDF, DOC, DOCX, TXT, RTF, ODT
Hojas de cálculo: XLS, XLSX, CSV, ODS
Presentaciones: PPT, PPTX, ODP
Imágenes: JPG, PNG, GIF, WEBP, BMP, TIFF

El tamaño máximo de archivo depende de tu plan: 5 MB en prueba, 10 MB en Starter, 25 MB en Professional y 100 MB en Enterprise. Cada documento se almacena directamente en el registro del caso. Los nuevos archivos subidos tienen visibilidad solo para el mediador de forma predeterminada; quien sube el archivo puede cambiar la visibilidad a todas las partes, a partes seleccionadas o como privado.

Extracción automática de texto y OCR

Cuando se sube un documento, Vilulia extrae el texto automáticamente para que las herramientas de AI puedan leer el contenido sin descargar el archivo original. El comportamiento de extracción según el tipo de archivo:

PDF con texto seleccionable: el texto se extrae directamente usando PyMuPDF o pypdf.
PDF escaneados (solo imagen): las páginas se convierten en imágenes y se ejecuta OCR - AI Vision (principal) con Tesseract como alternativa. Se procesan hasta 10 páginas por documento.
PDF de contenido mixto: las páginas con texto seleccionable se extraen directamente; las páginas dispersas o de solo imagen se procesan con OCR'd y se combinan con el contenido de la capa de texto.
Imágenes (JPG, PNG, GIF, WEBP, BMP, TIFF): el texto se extrae usando AI Vision como método principal, con Tesseract como alternativa.
Documentos de Office (DOCX, XLSX, etc.): el texto se extrae del contenido de párrafos y tablas.

El texto extraído se almacena en el registro del documento y es usado por todas las ejecuciones posteriores de herramientas de AI. Si un documento aún está procesándose cuando se ejecuta una herramienta de AI, la herramienta utiliza el texto disponible en ese momento.

Límites de almacenamiento por plan

El almacenamiento de documentos se asigna por organización: la prueba incluye 1 GB, Starter incluye 5 GB, Professional incluye 100 GB y Enterprise es ilimitado. Se puede adquirir almacenamiento adicional como complemento de uso a $0.10 por GB al mes.

Cifrado de documentos

Todos los documentos se almacenan en Amazon S3 con cifrado en el servidor habilitado. Para las organizaciones que han adquirido el complemento HIPAA Basic o HIPAA Enhanced, los campos PHI dentro de los documentos reciben cifrado AES-256 adicional a través de AWS KMS. El cifrado de documentos es automático: no se requiere ninguna configuración más allá de habilitar el complemento correspondiente.

Subida de documentos por las partes

Las partes acceden al caso a través del portal para clientes mediante un enlace mágico. Una vez en el portal, las partes pueden subir documentos directamente al caso. Los documentos subidos quedan inmediatamente visibles para el mediador y están disponibles para las herramientas de AI en la siguiente ejecución.

Historial de versiones de documentos

Cuando el control de versiones del bucket de S3 está habilitado, Vilulia registra todas las versiones de un documento. Desde la pestaña Documentos, los mediadores y administradores pueden ver la lista de versiones de cualquier documento, descargar una versión específica o restaurar una versión anterior para convertirla en la actual. Restaurar una versión crea una nueva versión de S3 en lugar de eliminar el historial intermedio, y la acción queda registrada en el registro de auditoría del caso.

Documentos y herramientas de AI

Las herramientas de AI Análisis de prioridades y Borrador de acuerdo leen todos los documentos del caso subidos como parte de su análisis. Cuantos más documentos relevantes haya en el caso (contratos, cartas de demanda, correspondencia), más contexto tendrá la AI para trabajar. Las herramientas de AI no modifican ni anotan los documentos originales.