Intégrations et modules complémentaires

Intégration de la messagerie

Le module complémentaire Intégration de la messagerie permet aux utilisateurs individuels de connecter leur boîte Gmail, Outlook ou toute boîte aux lettres IMAP/SMTP à Vilulia, avec une synchronisation bidirectionnelle des e-mails, une association automatique aux dossiers et un suivi des fils de discussion. Une fois connectés, les e-mails liés à un dossier sont rattachés automatiquement à l'enregistrement correspondant. Vilulia fournit également 29 modèles d'e-mail prédéfinis pour les communications courantes sur les dossiers. Ce module est distinct du système de notifications sortantes de la plateforme, qui ne nécessite aucune configuration.

Ce que vous allez apprendre

Comment connecter Gmail, Outlook ou une boîte IMAP/SMTP à votre compte Vilulia
Ce qui se passe automatiquement une fois votre messagerie connectée
Comment les e-mails sont associés automatiquement aux dossiers
Le comportement du suivi des ouvertures et des clics
La gestion de plusieurs comptes de messagerie
Les autorisations que Vilulia demande à Google et Microsoft

Configuration de Gmail

Accédez à Paramètres → Messagerie et cliquez sur Ajouter un compte, puis choisissez Gmail.
Vous êtes redirigé vers Google. Connectez-vous au compte Gmail que vous souhaitez associer.
Google vous demande d'autoriser Vilulia à lire et envoyer des e-mails. Vilulia demande les permissions gmail.readonly, gmail.send et gmail.modify (pour étiqueter les messages synchronisés avec les dossiers). Cliquez sur Autoriser.
Vous êtes renvoyé vers Vilulia. Votre compte Gmail est enregistré comme compte de messagerie connecté et une synchronisation initiale démarre immédiatement.

Configuration d'Outlook / Microsoft 365

Accédez à Paramètres → Messagerie et cliquez sur Ajouter un compte, puis choisissez Outlook.
Vous êtes redirigé vers Microsoft. Connectez-vous à votre compte Microsoft.
Microsoft vous demande l'autorisation de lire et envoyer des e-mails et de lire votre profil. Vilulia demande les permissions Mail.Read, Mail.Send et User.Read. Cliquez sur Accepter.
Vous êtes renvoyé vers Vilulia. Votre compte Outlook est enregistré comme compte de messagerie connecté et une synchronisation initiale démarre immédiatement.

Configuration IMAP / SMTP

Toute boîte aux lettres accessible via IMAP et SMTP peut être connectée, notamment les domaines personnalisés, Google Workspace avec des mots de passe d'application et Proton Mail Bridge. Accédez à Paramètres → Messagerie, cliquez sur Ajouter un compte et choisissez Autre messagerie (IMAP/SMTP). Saisissez votre adresse e-mail et Vilulia tentera de détecter automatiquement les paramètres de votre fournisseur. Vous pouvez remplacer les paramètres détectés ou les saisir manuellement. Vilulia teste les connexions IMAP et SMTP avant d'enregistrer.

Les mots de passe IMAP sont chiffrés au repos avant d'être stockés. Ils ne sont déchiffrés que de façon transitoire lors de l'établissement d'une connexion.

Ce qui se synchronise automatiquement

Lors de la première connexion, Vilulia effectue une synchronisation complète des fils d'e-mails des 30 derniers jours. Après la synchronisation initiale, des synchronisations incrémentielles s'exécutent selon un intervalle par compte (15 minutes par défaut, configurable de 5 à 1440 minutes dans Paramètres → Messagerie → Paramètres de synchronisation). Chaque synchronisation incrémentielle récupère uniquement les nouveaux messages depuis le dernier horodatage de synchronisation.

Les fils liés à un dossier sont associés automatiquement à l'enregistrement correspondant selon deux stratégies :

Correspondance par numéro de dossier :si l'objet ou le corps de l'e-mail contient un numéro de dossier au format MED-YYYY-NNN ou ARB-YYYY-NNN, l'e-mail est lié à ce dossier avec un niveau de confiance élevé.
Correspondance par e-mail des parties :si l'adresse e-mail de l'expéditeur ou d'un destinataire correspond à un enregistrement de partie dans votre espace, l'e-mail est lié au dossier dans lequel cette partie est plaignant ou défendeur.

Les e-mails qui ne peuvent pas être associés automatiquement apparaissent dans la liste des e-mails non associés, où ils peuvent être liés manuellement à un dossier.

Suivi des ouvertures et des clics

Lorsque vous envoyez un e-mail depuis Vilulia, le suivi des ouvertures et des clics est activé par défaut. Un pixel de suivi 1×1 est intégré dans le corps de l'e-mail pour enregistrer les ouvertures. Les liens dans l'e-mail sont réécrits pour passer par une redirection de suivi avant d'atteindre la destination d'origine. Vous pouvez consulter les données d'ouverture et de clic depuis la vue détaillée de l'e-mail.

Le suivi des ouvertures utilise une limitation du débit pour filtrer le bruit des scanners automatisés (jusqu'à 10 ouvertures par pixel par heure sont enregistrées ; les requêtes suivantes dans cette fenêtre sont ignorées).

Modèles d'e-mail

Vilulia fournit 29 modèles d'e-mail système couvrant les communications courantes sur les dossiers, notamment les propositions de règlement, les invitations aux sessions, les demandes de documents, les rappels d'échéances et les mises à jour de statut. Les modèles utilisent la substitution de variables (par ex. {{ case_number }}, {{ party_name }}) et peuvent être envoyés depuis la vue de rédaction ou via l'API. Vous pouvez également créer des modèles personnalisés limités à votre organisation.

Comptes de messagerie multiples

Un seul utilisateur Vilulia peut connecter plusieurs comptes de messagerie (par exemple, un compte Gmail et un compte Microsoft 365). Vilulia identifie les comptes par la combinaison de l'identifiant utilisateur et de l'adresse e-mail. Reconnecter une adresse déjà connectée met à jour la connexion existante plutôt que d'en créer un doublon.

Sécurité des jetons d'accès et des mots de passe

Les jetons d'accès OAuth (Gmail et Outlook) et les mots de passe IMAP sont chiffrés au repos avant d'être stockés. Les jetons sont actualisés automatiquement à l'aide du jeton d'actualisation stocké. En cas d'échec d'une actualisation, le compte est signalé avec une erreur de connexion et vous êtes invité à vous reconnecter.

Disponibilité selon le forfait

L'intégration de la messagerie est un module complémentaire payant disponible sur tous les forfaits, y compris Starter. Il n'est pas inclus par défaut dans aucun niveau. Si votre forfait ne comprend pas cette fonctionnalité, accédez à Paramètres → Facturation → Modules complémentairespour l'ajouter.

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