Médiation

Créer un dossier de médiation

Un dossier de médiation est l'enregistrement central dans Vilulia Mediate : il regroupe toutes les parties, les documents, les messages et les accords de règlement liés à un seul litige. La création d'un dossier est la première étape de tout flux de travail de médiation. Une fois le dossier créé, vous pouvez ajouter des parties, affecter un médiateur, téléverser des documents et ouvrir des salles de discussion.

Ce que vous apprendrez

Comment créer un nouveau dossier de médiation
Quelles informations sont obligatoires ou facultatives à la création
Comment ajouter des parties et affecter un médiateur
Comment le statut du dossier évolue tout au long du cycle de médiation

Créer un dossier

Depuis la liste des dossiers, cliquez sur Créer un nouveau dossier. Sur un compte vierge sans dossier, le bouton affiche Créer votre premier dossier. Vous serez invité à saisir :

Type de dossier : la catégorie du litige (emploi, commercial, consommateur, médical, etc.).
Plaignant : le prénom, le nom et l'adresse e-mail de la partie demanderesse (téléphone facultatif).
Défendeur : le prénom, le nom et l'adresse e-mail de la partie adverse (téléphone facultatif).
Description : le contexte initial du litige.
Montant réclamé (facultatif) : le montant monétaire demandé.
Priorité (facultatif) : faible, moyenne, élevée ou urgente.

Les dossiers multi-parties (trois participants ou plus) sont pris en charge en transmettant l'indicateur is_multi_partyà la création et en fournissant un tableau de parties comprenant au moins un plaignant et un défendeur. Le médiateur n'est pas affecté lors de la création du dossier : utilisez le bouton Affecter un médiateur dans le panneau latéral du détail du dossier après sa création.

Ajouter des parties

Chaque dossier nécessite au moins un plaignant et un défendeur. Lorsque vous ajoutez une partie, Vilulia enregistre son nom, son adresse e-mail et son rôle dans le litige. Les parties peuvent recevoir un accès au portail client via un lien magique pour téléverser des documents, envoyer des messages et signer électroniquement des accords de règlement, sans créer de compte Vilulia complet.

Cycle de vie du dossier

Les dossiers évoluent selon les statuts suivants :

Réception : dossier créé, informations initiales en cours de collecte.
Planifié : la séance de médiation a été planifiée.
En cours : médiation active en déroulement.
Projet d'accord : projet d'accord généré et en cours d'examen par le médiateur.
Révision de l'accord : projet d'accord envoyé aux parties pour révision avant signature.
Réglé : toutes les parties ont signé et le dossier est résolu.
Impasse : médiation conclue sans accord. Le statut est enregistré comme failed mais affiché comme Impasse, et le dossier peut être rouvert à l'état En cours.
Retiré : une partie s'est retirée avant la résolution ; accessible depuis Réception, Planifié ou En cours.
Clôturé : dossier archivé après un résultat réglé, une impasse ou un retrait.
Archivé : état terminal ; l'enregistrement du dossier est en lecture seule.

Les transitions de statut sont appliquées par le serveur. Par exemple, un dossier doit atteindre Révision de l'accord avant de pouvoir passer à Réglé.

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