Integraciones y complementos

Integración de correo electrónico

El complemento de integración de correo electrónico permite a los usuarios individuales conectar su buzón de Gmail, Outlook o cualquier buzón IMAP/SMTP a Vilulia, lo que habilita la sincronización bidireccional de correo con asociación automática de casos y seguimiento de hilos. Una vez conectados, los correos relacionados con casos se vinculan al registro del caso correspondiente de forma automática. Vilulia también ofrece 29 plantillas de correo prediseñadas para comunicaciones comunes de casos. Esto es independiente del sistema de notificaciones salientes de la plataforma, que no requiere configuración.

Lo que aprenderás

Cómo conectar Gmail, Outlook o un buzón IMAP/SMTP a tu cuenta de Vilulia
Qué ocurre automáticamente después de conectar tu correo
Cómo se asocian los correos a los casos de forma automática
Comportamiento del seguimiento de aperturas y clics
Cómo se gestionan múltiples cuentas de correo
Permisos que Vilulia solicita a Google y Microsoft

Configuración de Gmail

Ve a Configuración → Correo electrónico y haz clic en Agregar cuenta, luego elige Gmail.
Se te redirige a Google. Inicia sesión con la cuenta de Gmail que deseas conectar.
Google te pedirá autorizar a Vilulia para leer y enviar correo. Vilulia solicita gmail.readonly, gmail.send y gmail.modify (para etiquetar los mensajes sincronizados con casos). Haz clic en Permitir.
Regresas a Vilulia. Tu cuenta de Gmail se guarda como cuenta de correo conectada y comienza inmediatamente una sincronización inicial.

Configuración de Outlook / Microsoft 365

Ve a Configuración → Correo electrónico y haz clic en Agregar cuenta, luego elige Outlook.
Se te redirige a Microsoft. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.
Microsoft solicitará permiso para leer y enviar correo y para leer tu perfil. Vilulia solicita Mail.Read, Mail.Send y User.Read. Haz clic en Aceptar.
Regresas a Vilulia. Tu cuenta de Outlook se guarda como cuenta de correo conectada y comienza inmediatamente una sincronización inicial.

Configuración de IMAP / SMTP

Cualquier buzón accesible mediante IMAP y SMTP puede conectarse, incluidos dominios personalizados, Google Workspace con contraseñas de aplicación y Proton Mail Bridge. Ve a Configuración → Correo electrónico, haz clic en Agregar cuenta y elige Otro correo (IMAP/SMTP). Introduce tu dirección de correo y Vilulia intentará detectar la configuración de tu proveedor automáticamente. Puedes modificar la configuración detectada o introducirla manualmente. Vilulia comprueba las conexiones IMAP y SMTP antes de guardar.

Las contraseñas IMAP se cifran en reposo antes de almacenarse. Solo se descifran de forma transitoria al establecer una conexión.

Qué se sincroniza automáticamente

En la primera conexión, Vilulia realiza una sincronización completa de los hilos de correo de los últimos 30 días. Tras la sincronización inicial, las sincronizaciones incrementales se ejecutan en un intervalo por cuenta (15 minutos por defecto; configurable entre 5 y 1440 minutos en Configuración → Correo electrónico → Configuración de sincronización). Cada sincronización incremental obtiene únicamente los mensajes nuevos desde la última marca de tiempo de sincronización.

Los hilos relacionados con casos se asocian al registro del caso correspondiente de forma automática usando dos estrategias:

Coincidencia por número de caso: si el asunto o el cuerpo del correo contiene un número de caso en el formato MED-YYYY-NNN o ARB-YYYY-NNN, el correo se vincula a ese caso con alta confianza.
Coincidencia por correo de la parte: si la dirección de correo del remitente o de algún destinatario coincide con un registro de parte en tu tenant, el correo se vincula al caso en el que esa parte figura como reclamante o demandado.

Los correos que no pueden asociarse automáticamente aparecen en la lista de correos sin asociar, donde pueden vincularse manualmente a un caso.

Seguimiento de aperturas y clics

Cuando envías un correo desde Vilulia, el seguimiento de aperturas y de clics está habilitado por defecto. Se incorpora un píxel de seguimiento de 1×1 en el cuerpo del correo para registrar las aperturas. Los enlaces del correo se reescriben para pasar por un redireccionamiento de seguimiento antes de llegar al destino original. Puedes consultar los datos de aperturas y clics desde la vista de detalle del correo.

El seguimiento de aperturas utiliza límites de tasa para suprimir el ruido de escáneres automatizados (se registran hasta 10 aperturas por píxel por hora; las solicitudes posteriores dentro de esa ventana se ignoran).

Plantillas de correo

Vilulia ofrece 29 plantillas de correo del sistema que cubren comunicaciones comunes de casos, incluidas propuestas de acuerdo, invitaciones a sesiones, solicitudes de documentos, recordatorios de plazos y actualizaciones de estado. Las plantillas usan sustitución de variables (p. ej. {{ case_number }}, {{ party_name }}) y pueden enviarse desde la vista de redacción o mediante la API. También puedes crear plantillas personalizadas limitadas al ámbito de tu organización.

Múltiples cuentas de correo

Un único usuario de Vilulia puede conectar varias cuentas de correo (por ejemplo, una cuenta de Gmail y una cuenta de Microsoft 365). Vilulia identifica las cuentas por la combinación de ID de usuario y dirección de correo. Volver a conectar una dirección ya conectada actualiza la conexión existente en lugar de crear un duplicado.

Seguridad de tokens de acceso y contraseñas

Los tokens de acceso OAuth (Gmail y Outlook) y las contraseñas IMAP se cifran en reposo antes de almacenarse. Los tokens se renuevan automáticamente usando el token de actualización almacenado. Si la renovación falla, la cuenta se marca con un error de conexión y se te solicita que vuelvas a conectarla.

Disponibilidad según plan

La integración de correo electrónico es un complemento de pago disponible en todos los planes, incluido Starter. No está incluido en ningún nivel por defecto. Si tu plan no incluye esta función, ve a Configuración → Facturación → Complementos para añadirlo.