Integrações e Complementos

Integração de E-mail

O complemento de Integração de E-mail permite que usuários individuais conectem seu Gmail, Outlook ou qualquer caixa de correio IMAP/SMTP ao Vilulia, habilitando a sincronização bidirecional de e-mail com associação automática de casos e rastreamento de threads. Uma vez conectados, os e-mails relacionados ao caso são vinculados automaticamente ao registro do caso correspondente. O Vilulia também oferece 29 modelos de e-mail pré-construídos para comunicações comuns de casos. Isso é separado do sistema de notificações de saída da plataforma, que não requer configuração.

O que você aprenderá

Como conectar o Gmail, Outlook ou uma caixa de correio IMAP/SMTP à sua conta Vilulia
O que acontece automaticamente após conectar seu e-mail
Como os e-mails são associados automaticamente a casos
Comportamento de rastreamento de abertura e clique
Como múltiplas contas de e-mail são tratadas
Permissões que o Vilulia solicita ao Google e à Microsoft

Configuração do Gmail

Acesse Configurações → E-mail e clique em Adicionar Conta, depois escolha Gmail.
Você será redirecionado para o Google. Entre na conta Gmail que deseja conectar.
O Google solicitará que você autorize o Vilulia a ler e enviar e-mails. O Vilulia solicita gmail.readonly, gmail.send e gmail.modify (para rotular mensagens sincronizadas com casos). Clique em Permitir.
Você retornará ao Vilulia. Sua conta Gmail será salva como uma conta de e-mail conectada e uma sincronização inicial será iniciada imediatamente.

Configuração do Outlook / Microsoft 365

Acesse Configurações → E-mail e clique em Adicionar Conta, depois escolha Outlook.
Você será redirecionado para a Microsoft. Entre na sua conta Microsoft.
A Microsoft solicitará permissão para ler e enviar e-mails e ler seu perfil. O Vilulia solicita Mail.Read, Mail.Send e User.Read. Clique em Aceitar.
Você retornará ao Vilulia. Sua conta Outlook será salva como uma conta de e-mail conectada e uma sincronização inicial será iniciada imediatamente.

Configuração de IMAP / SMTP

Qualquer caixa de correio acessível por IMAP e SMTP pode ser conectada, incluindo domínios personalizados, Google Workspace com senhas de aplicativo e Proton Mail Bridge. Acesse Configurações → E-mail, clique em Adicionar Conta e escolha Outro E-mail (IMAP/SMTP). Insira seu endereço de e-mail e o Vilulia tentará detectar as configurações do seu provedor automaticamente. Você pode substituir as configurações detectadas ou inseri-las manualmente. O Vilulia testa as conexões IMAP e SMTP antes de salvar.

As senhas IMAP são criptografadas em repouso antes de serem armazenadas. Elas são descriptografadas apenas temporariamente durante o estabelecimento de uma conexão.

O que sincroniza automaticamente

Na primeira conexão, o Vilulia realiza uma sincronização completa dos threads de e-mail dos últimos 30 dias. Após a sincronização inicial, as sincronizações incrementais são executadas em um intervalo por conta (padrão de 15 minutos, configurável de 5 a 1440 minutos em Configurações → E-mail → Configurações de Sincronização). Cada sincronização incremental busca apenas as novas mensagens desde o último registro de data e hora de sincronização.

Os threads relacionados a casos são associados automaticamente ao registro do caso correspondente usando duas estratégias:

Correspondência por número do caso: se o assunto ou o corpo do e-mail contiver um número de caso no formato MED-YYYY-NNN ou ARB-YYYY-NNN, o e-mail será vinculado a esse caso com alta confiança.
Correspondência por e-mail da parte: se o endereço de e-mail do remetente ou de um destinatário corresponder a um registro de parte no seu tenant, o e-mail será vinculado ao caso em que essa parte é reclamante ou reclamada.

E-mails que não podem ser associados automaticamente aparecem na lista de e-mails não associados, onde podem ser vinculados manualmente a um caso.

Rastreamento de abertura e clique

Quando você envia um e-mail pelo Vilulia, o rastreamento de abertura e de clique são habilitados por padrão. Um pixel de rastreamento 1×1 é incorporado no corpo do e-mail para registrar aberturas. Os links no e-mail são reescritos para passar por um redirecionamento de rastreamento antes de chegar ao destino original. Você pode visualizar os dados de abertura e clique na visualização de detalhes do e-mail.

O rastreamento de abertura usa limitação de taxa para suprimir ruído de scanners automatizados (até 10 aberturas por pixel por hora são registradas; solicitações subsequentes dentro desse intervalo são ignoradas).

Modelos de e-mail

O Vilulia fornece 29 modelos de e-mail do sistema cobrindo comunicações comuns de casos, incluindo propostas de acordo, convites para sessões, solicitações de documentos, lembretes de prazo e atualizações de status. Os modelos usam substituição de variáveis (por exemplo, {{ case_number }}, {{ party_name }}) e podem ser enviados pela visualização de composição ou via API. Você também pode criar modelos personalizados com escopo para a sua organização.

Múltiplas contas de e-mail

Um único usuário do Vilulia pode conectar múltiplas contas de e-mail (por exemplo, uma conta Gmail e uma conta Microsoft 365). O Vilulia identifica as contas pela combinação de ID de usuário e endereço de e-mail. Reconectar um endereço já conectado atualiza a conexão existente em vez de criar uma duplicata.

Segurança de token de acesso e senha

Os tokens de acesso OAuth (Gmail e Outlook) e as senhas IMAP são criptografados em repouso antes de serem armazenados. Os tokens são atualizados automaticamente usando o token de atualização armazenado. Se uma atualização falhar, a conta será sinalizada com um erro de conexão e você será solicitado a reconectar.

Disponibilidade por plano

A Integração de E-mail é um complemento pago disponível em todos os planos, incluindo o Starter. Ela não está incluída em nenhum nível por padrão. Se o seu plano não incluir esse recurso, acesse Configurações → Faturamento → Complementos para adicioná-lo.